Leitfaden für Projektträger

Wenn Sie eine Idee haben, von der Sie glauben, dass sie sich für eine Umsetzung über LEADER eignet, ist das LAG-Management die erste Anlaufstelle für Projektträger:innen. Wir stehen für Fragen zum Förderprozess bereit. Sie erreichen uns telefonisch unter (09441)207-7320 oder -7300 oder per Mail an

Tipp: Erstellen Sie vor der Kontaktaufnahme eine Projektskizze und machen Sie sich dabei Gedanken zu den unten genannten Fragen.

Angaben zum/zur Projektträger:in

• Natürliche oder juristische Person?

• Rechtsform Projektträger:in?

Zusammenfassung der Idee

• Was soll umgesetzt werden?

• Welche Ziele verfolgt das Projekt?

• Welcher Mehrwert entsteht für die Region?

Zeit- und Kostenplan

• Wann soll das Projekt beginnen?

• Wann ist der Projektabschluss geplant?

• Wie hoch fallen die Kosten in etwa aus?

Jede Projektidee durchläuft ein Auswahlverfahren und wird mit Hilfe eines standardisierten Kriterienkataloges bewertet. Beim Projektauswahlverfahren durch die LAG wird bewertet, ob das Projekt einen Beitrag zu den regionalen Entwicklungszielen leistet. Die LAG tagt mehrmals im Jahr. 

Es können nur beschlusstaugliche Projektideen am Auswahlverfahren teilnehmen. Eventuelle genehmigungsrechtliche Fragen oder Projektfinanzierungen sollten daher im Vorfeld geklärt bzw. sichergestellt werden. 

Bevor ein Förderantrag eingereicht werden kann, muss die LAG dem Projekt zustimmen. Die Finanzierung muss gesichert sein. Wie das Gremium entscheidet, hängt auch von der Aussagekraft Ihrer Unterlagen ab. Eine detailliert ausgearbeitete Projektbeschreibung mit strukturiertem Projektplan, gesicherter Finanzierung und erkennbarem Mehrwert für die Region kann sich bezahlt machen. Hier finden Sie das Formular für die Projektbeschreibung.

Das LAG-Management dokumentiert die Sitzung und übermittelt die Unterlagen im Anschluss an die Bewilligungsstelle.

Einreichungsfrist
Projektideen können fortlaufend eingereicht und mit dem LAG-Management besprochen werden. Die in der rechten Spalte genannten Unterlagen müssen spätestens bis zur Einreichungsfrist vor der Sitzung der LAG schriftlich oder per E-Mail beim LAG-Management eingegangen sein. Die Frist zur Einreichung wird mit dem Projektaufruf festgelegt und auf unserer Website bekannt gegeben.

Notwendige Unterlagen 
Reichen Sie die ausgefüllte Projektbeschreibung mit Kostenkalkulation und ggf. weiteren Unterlagen per Mail bei der LAG ein. Somit ist sichergestellt, dass Ihre Projektidee in der nächsten Sitzung des Entscheidungsgremiums vorgestellt und im besten Fall auch beschlossen werden kann.

• Projektbeschreibung 
  Bei der Erstellung des Projektkonzeptes stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite und stimmen Ihre Fragen mit der Förderstelle ab. Zu der Konzeption gehört auch ein Finanzierungsplan. Die Kostenkalkulation sollte sich auf eine möglichst genaue kostenbegründende Unterlage stützen.

  Hinweise für die Kostenplanung

  • Bei Kooperationsprojekten und Leuchtturmprojekten kann der max. Zuwendungsbetrag von 250.000 € überschritten werden. Großprojekte erfordern jedoch eine gesonderte Genehmigung durch das StMELF.

  • Mehrfachförderungen sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich:

    • Es handelt sich um nationale öffentliche Förderprogramme (keine EU-Programme)

    • Mit den Förderungen werden unterschiedliche Zwecke verfolgt

    • Die Bestimmungen der Förderprogramme schließen keine Mehrfachförderung aus.

  • Checkliste Projektauswahlkriterien
    Das Entscheidungsgremium entscheidet anhand unserer Checkliste Projektauswahlkriterien, ob das Projekt einen Beitrag zu den regionalen Entwicklungszielen leistet. Zur Vorbereitung nehmen Sie sich am besten die Checkliste zur Hand und prüfen, ob Ihr Projekt die Anforderungen erfüllen kann.

    
    Wichtig: Die Checkliste ist kein Dokument, das Sie selbst ausfüllen müssen. Die Kriterien zu kennen, erleichtert Ihnen allerdings den nächsten Schritt.

Nach dem positiven Beschluss durch die Lokale Aktionsgruppe kann der Förderantrag beim Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten Ingolstadt-Paffenhofen gestellt werden. 

Die Antragsstellung erfolgt digital via iBALIS. (Hinweis: Für eine Beantragung der Zugangsdaten benötigen Sie eine landwirtschaftliche Betriebsnummer. Diese bekommen Sie bei Ihrem jeweils zuständigen Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten. Mit dieser können Sie per E-Mail eine persönliche PIN für IBALIS beantragen: . Die Zugangsdaten werden an Ihre Postanschrift gesendet.)

Je nach Projektart sind neben dem Förderantragsformular noch verschiedene Anlagen bei iBALIS hochzuladen. Welche Unterlagen eingereicht werden müssen, hängt vom Einzelfall ab. Stimmen Sie die Unterlagen vor Einreichung immer mit dem LAG-Management ab.

Gerne helfen wir bei der Vorbereitung und Abgabe des Förderantrags! Für Unterstützung beim Upload der Unterlagen in das digitale Antragsportal können Sie gerne einen Termin mit dem LAG-Management vereinbaren. Zudem steht die LEADER-Koordinatorin des AELF als zentrale Ansprechpartnerin zur Verfügung und erhält einen lesenden Zugriff auf das digitale Antragsportal.

Wichtig: Förderanträge müssen zeitnah nach dem LAG-Beschluss eingereicht werden. Es gelten folgende Fristen:

• Einzelprojekte: 3 Monate nach LAG-Beschluss

• Kooperationsprojekte: 6 Monate nach LAG-Beschluss

Bedenken Sie diese Fristen, bevor Sie sich für das Projektauswahlverfahren bewerben.
Bestandteile eines LEADER-Förderantrages
Je nach Vorhaben sind bestimmte Anlagen im Antragsportal hochzuladen. Eine detaillierte Anlagenübersicht zum LEADER-Förderantrag finden Sie hier. Merkblätter, Unterlagen und die zu verwendenden editierbaren PDF-Formulare können im Downloadbereich des StMELF heruntergeladen werden.

Keine Beauftragungen vor der Bewilligung!

Warten Sie mit dem Projektstart unbedingt bis zum Erhalt des Zuwendungsbescheids. Beauftragen Sie bis dahin keine Unternehmen und erwerben Sie keine Materialien, Gegenstände usw., da diese sonst nicht gefördert werden können. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn ist nur in seltenen Ausnahmefällen möglich und erfordert immer eine amtliche Genehmigung!

Lesen Sie den Zuwendungsbescheid mitsamt Anlagen nach Erhalt sorgfältig durch, um sanktionsrelevante Fehler vorzubeugen. Zu den Anlagen zählen in der Regel Merkblätter, Formulare und die Nebenbestimmungen für Zuwendungen zu investiven Projekten im Bereich ELER und EGFL (NBest-EU-Invest). Wir besprechen den Zuwendungsbescheid gerne mit Ihnen und weisen Sie auf die einzuhaltenden Regeln und Fristen hin.

Fristen beachten!
Notieren Sie sich die im Bescheid genannten Fristen und stimmen Sie diese mit Ihren Projektpartnern und Auftragnehmern ab.

• Bewilligungszeitraum: In diesem Zeitraum muss das Projekt abgeschlossen werden, d.h. bis zur Frist müssen alle Leistungen beauftragt, umgesetzt, in Rechnung gestellt und bezahlt worden sein.

• Zahlungsantrag: Spätestens bis zur im Bescheid genannten Frist muss der Schlusszahlungsantrag beim AELF vorliegen.

Hinweis: Prüfen Sie vor Projektbeginn und Auftragserteilung, ob Sie als privater oder öffentlicher Projektträger eingestuft sind. Klären Sie zudem, ob ein Vergabeverfahren für die geplanten Aufträge erforderlich ist.

Sie brauchen während der Umsetzung einen Zuschuss? Vorschuss beantragen!
Ausbezahlt werden LEADER-Fördermittel normalerweise nach der Projektumsetzung mit dem Zahlungsantrag. Bis zu max. 50% des bewilligten LEADER-Zuschusses können allerdings schon während der Umsetzung (erst nach Zuwendungsbescheid) beantragt und ausbezahlt werden. Mehr Informationen zum Thema Vorschusszahlung finden Sie unter Punkt 2.4.

Unvorhergesehene Planabweichung? Kein Grund zur Sorge!
Manchmal verläuft die Umsetzung anders als ursprünglich geplant bzw. beantragt. Das ist in den meisten Fällen kein Problem, wenn Sie vor der Umsetzung bei der Bewilligungsstelle einen Antrag auf Konzeptänderung stellen. Mehr Informationen zum Thema Konzeptänderung finden Sie unter Punkt 3.1

• Öffentlichkeitsarbeit und Sichtbarkeit
  Achten Sie bei der Umsetzung auf die Einbindung der Öffentlichkeit. Verstehen Sie sich als Botschafter für LEADER, indem Sie über die Presse, Veranstaltungen oder Updates an die LAG regelmäßige Informationen über Ihr Projekt teilen. Nutzen Sie die lokale Presse und nehmen Sie die LAG mit ins Boot.

  
  Die Einhaltung der Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften bei LEADER ist zwingend erforderlich und wird von der Bewilligungsstelle geprüft. Bis zum Ende des Bewilligungszeitraums muss eine gut sichtbare Erläuterungstafel am Projektstandort angebracht werden. Bei Bauvorhaben muss diese bereits mit Beginn der Umsetzung angebracht werden. Auf projektbezogenen Informationstafeln, Websites, Social-Media-Accounts, Flyern, Plakaten und Broschüren ist außerdem ein Förderhinweis anzubringen.

  
  Informieren Sie sich rechtzeitig über die Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften! Projektträger, egal ob privat oder öffentlich, müssen sich an die Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften bei LEADER halten. Vor-Ort-Kontrollen sind jederzeit möglich! Das entsprechende Merkblatt liegt dem Zuwendungsbescheid als Anlage bei. 

  
  Grafikvorlagen für Erläuterungstafel und Förderhinweise finden Sie auf der Website des StMELF unter "LEADER". Wir schicken sie Ihnen auch gerne direkt zu.  

• Kostenplausibilisierung versus Vergabeverfahren
  Falls kein Vergabeverfahren durchgeführt wird: Zur Sicherstellung des wirtschaftlichen Einsatzes von Fördermitteln müssen seit dieser LEADER-Periode für jeden Auftrag drei kostenbegründende Unterlagen eingeholt werden. Hierzu zählen:

  • Rechnungen

  • Internetausdrucke (wenn vergleichbar)

  • Angebote

  • Absageschreiben des Nicht-Bieters

  • Kostenvoranschläge

  • Detaillierte Kostenberechnung DIN 276 für bauliche Bestandteile der Kostengruppen 300, 400 und 500

    Hinweis: Prüfen Sie, ob Sie zu einem Vergabeverfahren verpflichtet sind und halten Sie die Vorschriften des Vergaberechts strengstens ein! Die LAG darf zur Vergabe nicht beraten. Ausführliche Informationen zur öffentlichen Auftragsvergabe stehen im Internet zur Verfügung, z. B. unter folgenden Links: 
    https://www.stmi.bayern.de/kub/kommunale_vergaben/ 
    https://www.stmwi.bayern.de/wirtschaft/aufsicht-und-recht/oeffentliches-auftragswesen/ 
    https://www.abz-bayern.de 
    https://simap.ted.europa.eu/home 
    https://www.vergabeinfo.bayern.de

Projektträger sind selbst für die Dokumentation und Verwaltung der Projekt- und Antragsunterlagen verantwortlich. Um die Förderung auch abrufen zu können, bewahren Sie daher alle Unterlagen auf und dokumentieren Sie die Arbeitsschritte (z.B. Schriftverkehr) sorgfältig. Zudem empfehlen wir, von postalisch versandten Dokumenten immer einen Scan anzufertigen und die Belegliste bereits während der Umsetzung regelmäßig zu aktualisieren.

Während der Projektdurchführung besteht die Option einer Vorschusszahlung von bis zu 50 % der genehmigten Fördermittel. Eine Beantragung ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Auftragsnachweise: Mindestens 25 % der maximal anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben wurden bereits beauftragt und die entsprechenden Nachweise liegen vor (z.B. Mails oder Screenshots von der Auftragserteilung).

• Personalkosten: Bei geförderten Personalkosten liegt ein Nachweis (z.B. Arbeitsvertrag) vor, der die Anstellung des Personals für mindestens 10 % der Projektlaufzeit (mindestens 3 Monate) belegt.

Vorschüsse bedürfen keiner gesonderten Absicherung. Während der Projektdurchführung sind keine weiteren Teilzahlungsanträge möglich.

Um Kürzungen zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie jedwede Änderung frühzeitig und begründet an die Bewilligungsstelle kommunizieren. Nehmen Sie während der Umsetzung also keine Anpassungen am Fördergegenstand vor ohne eine vorherige Genehmigung eingeholt zu haben.

Eine Konzeptänderung beinhaltet die entfallenen sowie die neu hinzugekommen Positionen – mit Kostenplausibilisierung. Ein entsprechendes Angebot muss also zum Antrag auf Konzeptänderung mit vorgelegt werden.

Hinweis: Die maximale Förderung wird im Zuwendungsbescheid festgelegt. Im Nachhinein ist keine Erhöhung der Fördersumme mehr möglich, auch wenn unvorhersehbare und nicht selbst zu verantwortende Kostensteigerungen eintreten.

Sie sind sich nicht sicher, ob bei Ihrem Projekt eine Konzeptänderung erforderlich ist?
Nehmen Sie im Zweifelsfall – und spätestens vor Einreichung des Zahlungsantrages – Kontakt mit uns auf!

Laufende Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Auftragsunterlagen zeitnah zur Vergabe/Markterkundung und nicht erst vor Einreichung des Zahlungsantrages. So merken Sie rechtzeitig, ob nicht doch ein Nachweis vergessen wurde.

Da fehlerhafte Angaben zu Kürzungen führen können, unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung der Antragsunterlagen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit der LAG auf. Wir prüfen die Unterlagen unverbindlich auf Vollständigkeit. 

Bitte beachten: In manchen Fällen werden noch weitere Auflagen für die Abrechnung festgelegt. Im Zuwendungsbescheid finden Sie dazu Informationen. Die wichtigsten Informationen finden Sie im Merkblatt zum Zahlungsantrag.

Zum Zeitpunkt der Leitfaden-Erstellung wurden die Formulare zum Zahlungsantrag noch nicht veröffentlicht. Sobald die Formulare veröffentlicht wurden, können diese im Downloadbereich des StMELF heruntergeladen werden.

Auszahlungsbescheid
Nach Prüfung des Zahlungsantrages und einer Inaugenscheinnahme durch die Bewilligungsstelle werden Sie mit dem Auszahlungsbescheid über das Ergebnis informiert. Die Auszahlung der Förderung wird zum nächstmöglichen Termin veranlasst.

Bindungsfrist
Zudem ist bei LEADER die Bindungsfrist zu beachten, das bedeutet geförderte Maßnahmen müssen für eine bestimmte Mindestlaufzeit dem Förderzweck dienen. Für geförderte materielle Investitionen gilt eine Zweckbindungsfrist von mindestens fünf Jahren ab Auszahlungsbescheid. Innerhalb dieser Fristen müssen Sie für Instandhaltung und Ersatz sorgen.

Bitte bewahren Sie die für die Förderung relevanten Unterlagen für mind. über die Zeit der Zweckbindungsfrist auf. Andere längere Aufbewahrungsfristen oder gesetzliche Vorgaben bleiben davon unberührt.